Siamo davvero pronti per mettere in pratica lo Smart Working?

Premessa

Sento parlare in questi giorni di Smart Working, persino dalle più alte cariche del nostro Governo, ma mi rendo conto che l’argomento non è ben conosciuto e visto che io come tanti sono a casa a causa della grave emergenza sanitaria dovuta al COVID-19, dedicherò una parte del mio tempo per spiegare e far conoscere cosa significa per me Smart Working.

Non è sicuramente possibile spiegare in poche parole il complesso mondo dello Smart Working, ancor più se si considerano le numerose interpretazioni fatte in questi anni e le definizioni che ne sono state date che non hanno chiarito cosa sia veramente lo Smart Working ma anzi hanno contribuito a rendere ancor più confuso ed ingarbugliato l’argomento. 

Concetto teorico-astratto di Smart Working

Smart working è innanzitutto una rivoluzione culturale e filosofica, un complesso di idee e di principi che ispirano le scelte e la linea di condotta delle persone, diventando un modo di essere, di pensare e di fare il lavoro; riguarda tutti, dal manager al dipendente, dal produttore all’operaio, dall’insegnante allo studente. Si tratta di un’evoluzione del pensiero che accompagna la comparsa di nuove realtà socio-economiche e politiche e che cerca di soddisfare le nuove esigenze che ne derivano; cambiano le condizioni di vita, cambiano gli obiettivi e le priorità e contemporaneamente nascono nuove idee e nuovi principi ispiratori, nascono nuovi modi di “pensare” il lavoro e quindi nuovi modi di “fare” lavoro perché il lavoro ha un’importanza centrale essendo uno dei cardini intorno ai quali ruota la nostra vita. Da qui è possibile pensare ad una miriade di scenari diversi e concreti del fare Smart Working ognuno con delle proprie peculiarità e soprattutto differenze, differenze intrinseche di ogni azienda o realtà lavorativa. Si comprende dunque la necessità di dare delle indicazioni sul come ristrutturare e riorganizzazione tutti gli aspetti legati al lavoro, fase per fase.

Faccio una premessa, mi occuperò in questo breve testo di affrontare soltanto alcuni degli aspetti dello Sw, introducendo alcune riflessioni personali ed in seguito dando consigli pratici sul come ristrutturare e riorganizzare gli spazi interni ed esterni delle sedi di lavoro per renderle adeguate allo Smart Working; tralascerò aspetti altrettanto importanti come l’opportunità di una nuova regolamentazione dei rapporti di lavoro o la nascita di nuovi inquadramenti contrattuali che sarà lasciata agli esperti del settore.

La nascita di una nuova cultura Smart Working

Il primo passo sarà accogliere e interiorizzare i cambiamenti in atto nella nostra società e fare propri i principi che stanno alla base del pensiero Smart Working.

Principi base: dalla teoria alla pratica dello Smart Working

Primo principio dello Smart Working è: fiducia. Fiducia reciproca tra manager/datore di lavoro e dipendente/lavoratore. È già nata l’Idea di un lavoratore diverso, un lavoratore che motivato e spinto anche da una serie di privilegi che lo pongono in linea con l’interesse del datore di lavoro, dovrà essere capace di iniziative rapide, deve cooperare col gruppo di lavoro, deve possedere autonomia e senso di responsabilità. In quest’ottica sono promosse: la libertà di azione e di scelta riguardo le modalità operative e/o gli strumenti tecnologici di dotazione a vantaggio quindi dell’autonomia, la flessibilità degli orari di lavoro e la creatività. Sono invece da allentarsi autorità e controllo da parte del datore di lavoro. Il lavoro dovrà essere impostato per fasi, cicli e obiettivi e questo si tradurrà in un maggiore senso di responsabilità dunque una maggiore motivazione e impegno personale, tutte cose che determineranno una maggiore produttività (e dunque profitti). Si avranno notevoli ripercussioni positive sia sul benessere psico-fisico dei lavoratori che faranno un miglior uso delle ore della giornata ma anche sui rendimenti in termini di qualità, efficienza e profitti, ma avremo anche ripercussioni positive sul benessere ambientale, si pensi alla riduzione dell’inquinamento grazie alla riduzione degli spostamenti per chi lavorerà da casa o in spazi co-working, si pensi all’ottimizzazione dell’uso delle risorse che non devono essere sprecate o sfruttate senza scrupoli ma favorire il riuso o il riciclo, per esempio riducendo gli spazi di lavoro negli uffici e contemporanea trasformazione di spazi esistenti in realtà di co-working;   tutti aspetti questi, oggi tutt’altro che trascurabili o di poco conto. Obiettivi fondamentali dello Smart Working sono dunque il work-life balance, capacità di bilanciare in modo equilibrato il lavoro (inteso come carriera e ambizione professionale) e la vita privata (famiglia, svago, divertimento) ed il walfare aziendale ma andiamo avanti

Altri principi fondanti: cooperazione, interazione, condivisione, “tecnologicità”, multifunzionalità.

Per cooperazione ed interazione intendo tutte le azioni volte alla collaborazione e allo scambio tra colleghi fra di loro ma anche fra tutte le figure che fanno parte o che ruotano intorno all’azienda come i fornitori, i clienti e i collaboratori esterni e non per ultimo i vertici dell’azienda, azioni volte dunque alla creazione di molti canali di comunicazione e network professionali. Ogni figura all’interno di una realtà agisce nello stesso intento ed interesse, quello di raggiungere gli obiettivi prefissati nel miglior modo possibile; la condivisione dunque degli obiettivi ed intenti intesi come spazi mentali non è il solo principio ispiratore, nell’atto pratico si deve concretizzare anche con una condivisione degli spazi fisici del lavoro.

La tecnologia digitale ci viene in aiuto e semplifica molte delle operazioni necessarie allo svolgimento delle proprie funzioni e crea uno spazio virtuale più ampio ed esteso del reale e che può essere velocemente, facilmente, molteplicemente condiviso. Poter disporre di postazioni tecnologiche e strumenti informatici e multimediali all’interno degli spazi fisici del lavoro (parliamo degli uffici ma anche di casa o degli spazi di co-working) ci permette di ridurre spostamenti, tempi e costi e di connetterci con le persone, in tempi e spazi molteplici, e quindi di creare gruppi di lavoro in continua connessione e interazione, lo spazio non è più confinato ma aperto, “aperto” in senso fisico e mentale, l’apertura a nuove idee a nuove relazioni, a nuovo business. Quindi non dobbiamo pensare che Smart Working significhi isolamento o allontanamento dal posto fisico del lavoro e dalle relazioni interpersonali, Smart Working è un altro modo di pensare il lavoro ed il lavoratore, è un nuovo modo di stare a lavoro e un nuovo modo di fare lavoro e la tecnologia, quello che in generale chiamiamo “la macchina” non avrà il sopravvento né sostituirà il lavoratore, semplicemente lo aiuterà a fare meglio e più velocemente.  L’attenzione invece è rivolta al lavoratore (sia esso dipendente o dirigente) che deve riappropriarsi di una dimensione del vivere più umana e qualitativamente migliore.

Occorre poi accennare alla multifunzionalità intesa come la capacità di uno spazio o di uno strumento di lavoro di adattarsi o trasformarsi per rispondere efficacemente alle diverse esigenze che coesistono nella stessa realtà lavorativa. Un esempio concreto: una sala riunioni che, prenotabile on-line, all’occorrenza può trasformarsi e diventare in una sala per video conferenza o uno spazio di concentrazione per il singolo operatore o diventare uno spazio co-working che possa ospitare figure esterne all’azienda.

Siamo pronti per mettere in pratica lo SW?

Siamo in grado di mettere in pratica i concetti teorici fin qui esposti? Oggi è difficile dare una risposta, molti di noi che appartengono alla Generazione X (e non sono dunque Millennials) sono cresciuti senza esperienza tecnologica né una formazione didattica scolastica o universitaria e sono in difficoltà a capire usi e potenzialità degli strumenti tecnologici multimediali ed informatici che sono alla base di un lavoro “smart” e sono purtroppo cresciuti con una concezione “chiusa” del lavoro.

Fondamentale per gli sviluppi futuri sarà l’introduzione nelle Università, ma anche nelle scuole Elementari, di Corsi o sessioni di lavoro multimediale, videoconferenze, video-call, lezioni on-line, esami on-line che portino gli studenti ad imparare ad utilizzare i supporti tecnologici, multimediali ed informatici per raggiungere gli obiettivi prefissati; necessaria quindi l’introduzione nelle aule di lavagne interattive e dispositivi dotati di software che permettono  l’interazione, la condivisione e le modifiche in tempo reale da remoto

La ricerca, lo studio e l’elaborazione indipendente “da remoto” saranno incentivati e favoriranno una migliore qualità di studio, migliori rendimenti scolastici e maggiori abilità nello sviluppare soluzioni “personali”  e questo sia grazie all’uso delle tecnologie che semplificano e velocizzano ma anche grazie alla possibilità di gestire il tempo in maniera personale, alla riduzione degli spostamenti (meno trasferte e viaggi) e alla riduzione dei costi (per viaggi, affitti e allestimento aule). Questo nuovo modo di studiare e di fare didattica si rifletterà e troverà applicazione poi anche nel mondo del lavoro.

Ovviamente l’introduzione dello Smart Working richiederà a tutte le aziende, Università scuole Istituti, Ministeri, una nuova strutturazione con dei nuovi layout interni e nuove infrastrutture esterne. 

Azioni pratiche: alcune linee guida per la strutturazione Smart Working delle aziende

Lo Smart Working per essere efficace ed utilizzato al meglio e dare dei frutti necessita di una strutturazione di una parte Interna e di una parte esterna.

La parte INTERNA è HQ e dovrà prevedere:

  • 1 La formazione dei manager
  • 2 Dotazione hardware e software
  • 3 Una configurazione ad hoc degli spazi

1 - La formazione dei manager

Oggi come detto manca un’istruzione di base ma è possibile senza dubbio ampliare le conoscenze grazie a corsi o attraverso consulenze specializzate nel settore che permetteranno di adottare scelte idonee alla propria realtà lavorativa, settate esattamente sulle reali necessità e possibilità (possibilità economiche e quindi di investimento ma anche possibilità di spazi) di ogni azienda. Dovrà cambiare la mentalità del team manager: si dovrà passare dalla necessità di controllo del lavoratore e dei suoi orari di lavoro alla necessità di dare fiducia e autonomia allo stesso e alla introduzione di un nuovo modo di lavorare per obiettivi e progetti, dall’imposizione di ordini dall’alto al confronto e condivisione delle scelte operative da adottare.

2 - Dotazione di hardware e software

Per introdurre lo Smart Working nella nostra vita professionale si dovrà inserire nuova tecnologia di lavoro o sostituire quella obsoleta, per esempio nelle aziende i computer fissi andranno sostituiti con tablet o computer portatili, nelle sale riunioni andrà studiato il sistema multimediale più idoneo per videoconferenze, presentazioni, incontri, andrà prevista una dotazione di strumenti per social communication e l’installazione di devices che consentano la comunicazione da e per l’azienda oltre che impostare la connettività per permettere la condivisione e l’accessibilità da remoto alla rete aziendale e l’acquisto ed installazione di software gestionali che possano portare ad una semplificazione sia nella consultazione di dati esistenti ma che nella produzione di nuove informazioni e che porti ad una dematerializzazione del lavoro con riduzione per esempio dell’uso della carta e la digitalizzazione di documenti e procedure.

3 - Una configurazione ad hoc degli spazi

Dopo un’attenta analisi dell’organizzazione e dei processi interni di ogni specifica azienda oltre che, come già detto, delle reali disponibilità economiche e strutturali, andremo ad analizzare come ristrutturare le varie aree interne.

In maniera macro possiamo analizzare 4 grandi aree:

  • Area ingresso considerato come una grande piazza, uno spazio aperto e polifunzionale, che fungerà da reception, attesa, brevi incontri informali con clienti e fra colleghi dei vari uffici, oppure fungerà da area lounge, un punto  dove poter gustare una bevanda o fare uno snack e/o una zona dove poter lavorare in riservatezza; il tutto andrà pensato e strutturato come le aree esterne dello smart working, bar, ristoranti, hall di un hotel, stazioni o aeroporti
  • Area riunioni dovranno essere multifunzionali, non serviranno solo per le riunioni fra capi, per video conferenze ma anche per riunioni fra colleghi di lavoro o utilizzati come spazi di co-working che possano ospitare figure esterne all’azienda. Fondamentale sarà l’inserimento di pareti manovrabili che all’occorrenza possano ampliare o ridurre gli spazi secondo le necessità e rendendo le stanze trasformabili INSIEME all’inserimento di tavoli movibili o trasformabili che possano essere configurati in diversi modi (più grandi-più piccoli- a ferro di cavallo – rettangolare) 
  • Area facility molto importante pensare ad allestire una zona guardaroba la cui ampiezza e organizzazione possa permettere la collocazione e la protezione degli effetti personali dei lavoratori di un’azienda. Andranno sicuramente previsti armadietti e lockers (dotati di dispositivi tecnologici di prenotazione e riconoscimento) e dovrà essere dotato di armadi che permettano anche l’archiviazione ordinata e coerente di tutti i documenti e materiali cartacei e non, relativi alle attività svolte. Grazie alla riduzione dell’uso della carta questa zona potrà essere dedicata anche al facility; fungerà da deposito e stoccaggio di mobili o attrezzature che servono a rendere trasformabili le aree dell’ufficio, si pensi ai tavoli pieghevoli e trasportabili o ad allunghe, lavagne, sedie etc
  • Aree operative / singolo ufficio fondamentale è la riduzione degli spazi operativi, le postazioni di lavoro non dovranno più essere private ma prenotabili, magari on-line, dotate degli accessori necessari alla propria attività; l’operatore con la propria strumentazione computer portatile, mouse, fogli, dopo esser passato dalla zona guardaroba, prende posto nella postazione e alla fine delle sue operazioni lascia la postazione liberandola da tutti i fogli o articoli utilizzati. Questa nuova organizzazione permette di ridurre la presenza in HQ di operativi durante lo stesso giorno, organizzando una rotazione o un’alternanza dell’operatività: giorni di lavoro in Sw dentro e fuori l’azienda e giorni di lavoro da casa in Home Office.

La parte ESTERNA dovrà prevedere la strutturazione di:

  • 1 Spazi di Home Office
  • 2 Spazi di Co-working (vedi Copernico)
  • 3 Aree condivise

1 - Spazi di home Office

Home Office è il lavoro svolto in casa ma non stiamo parlando solo di telelavoro. In base alla tipologia di azienda che deciderà di svolgere parte delle proprie attività in modalità Home Office, ci dovranno essere degli accorgimenti e una strutturazione specifica ma in linea generale l’azienda dovrà necessariamente dotare il lavoratore di un’adeguata attrezzatura di lavoro, pc e telefoni portatili ma anche, e qui la novità assoluta, di una postazione e di una seduta ergonomica. Lavorare dalle 4 alle 8 ore seduti su un divano o una sedia della cucina può danneggiare in maniera seria la colonna vertebrale e portare ripercussioni negative al benessere del lavoratore. Ovviamente dovremo riuscire a contenere i costi… per avere un’idea di come poter avere tutto questo in una sola mossa, vi invito a consultare l’articolo su “Ooh - postazione di lavoro intelligente” su www.dec-italia.it/ooh

2 - Spazi di Co-working

Coworking è una realtà esistente che si sta sviluppando come business; si tratta di società il cui core business si incentra sull’affitto di singole aree o interi uffici ad aziende che per motivi logistici o di spazio devono spostarsi ed incontrarsi in zone diverse dalla loro sede aziendale. Le strutture di Coworking si trovano in zone strategiche delle città. 

3 - Aree condivise

Questa è la parte più interessante a mio parere; la novità sarà quella legata alla nascita di aree condivise all’interno o anche all’esterno delle aziende.

Si potrebbe pensare di dedicare una percentuale di spazio della propria sede aziendale riservandolo al business di co-working, oltre ai chiari vantaggi economici derivanti dall’affitto di tale aree, l’azienda avrà ben altri vantaggi: si pensi alla collaborazione, agli scambi professionali che ne deriverebbero o alla rete di contatti e sedi operative che verrebbero a  crearsi  in maniera capillare su tutto il territorio e non solo nelle aree strategiche, a bassi costi oltretutto. Vi sarebbe poi un’ulteriore diminuzione degli spostamenti.

Si pensi poi ad attività con fasce di lavoro notturno come un pub che potrebbe durante il giorno dedicare i suoi spazi per questo tipo di business. La condivisione degli spazi potrebbe essere proposta ed attuata quindi da: aziende con cui lavorate in Partnership, dalle Università che dispongono di molte aule e stanze, ma anche da Bar, Pub, aeroporti, Stazioni etc aprendo un mondo di nuove possibilità, nuovi contatti, collaborazioni e condivisioni.

Riepilogando: vantaggi e svantaggi dello Smart Working

I potenziali Vantaggi dello Smart Working saranno molteplici innanzitutto una volta entrato a regime darà una qualità di vita migliore a tutti manager, professori, studenti, imprenditori e dipendenti avendo la possibilità di gestire il proprio tempo professionale non più ad orario ma ad obiettivi, dandogli la possibilità di poter ottimizzare il loro tempo libero. E quindi quello che dicevamo bilanciamento tra benessere personale e welfare aziendale

Risparmio di costi grazie alle riduzioni di viaggi a/r per lavoro, costi fissi di mezzi, costi gestione aziendali e degli immobili di HQ ridotte in quanto il progetto Smart Working ha l’obbiettivo di ottimizzare e ridurre spazi e costi. 

Il Co-uso o Riuso è la possibilità per aziende, bar scuole, università, stazioni etc di portare a reddito degli spazi in esubero o spazi che durante la giornata possono cambiare destinazione realizzando aree attrezzate di lavoro condiviso da mettere a disposizione per lavoratori per incontri d’affari, per lavoro. Non dimentichiamo il benessere ambientale (cfr Principi base: dalla teoria alla pratica).


I possibili svantaggi sono:

-la spesa iniziale per la riqualifica degli spazi e delle attrezzature come anche l’introduzione di un sistema tecnologico gestionale, devices e strumenti di social collaboration, un investimento indispensabile che anche se in alcuni casi può sembrare elevato, sarà senz’altro compensato e recuperato con il risparmio dovuto alla riduzione degli spazi operativi, con il co-uso di aree Smart Working e con le maggiori potenzialità in termini di sviluppo e profitti;

- non avere più il controllo delle persone durante le ore lavorative, ma è davvero indispensabile questo controllo? Se gli obiettivi aziendali vengono raggiunti a cosa serve il controllo dell’ orario di lavoro? 

- il vivere l’ufficio non più come spazio limitato, "chiuso" con singole room ma come uno spazio aperto composto da tante aree ed in continua interazione, scambio e collaborazione.

In conclusione

Lo Smart Working non promuove l’avanzamento delle tecnologie a discapito del lavoratore ma anzi al contrario spinge il lavoratore a riappropriarsi di una dimensione più umana del lavoro e sfrutterà a proprio vantaggio le tecnologie per semplificare e velocizzare il lavoro. Non si tratterà quindi di un’alienazione del lavoratore dai luoghi e dai colleghi di lavoro ma sarà un’elevazione del suo status di essere umano.

La sfida del nuovo modo di fare Smart Working sarà sicuramente la capacità di saper organizzare e pianificare le proprie strutture lavorative e le proprie giornate lavorative.

La DEC srl è a disposizione per consulenze specifiche nel settore. Sei pronto per iniziare lo Smart Working?

CONDIVIDI
Posted in consigli and tagged , .

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.